27歳で人生という名のRPGをレベル１でスタートした男のお話★外伝★ スケジュール調整を上手くする為のコツ
晴れたり、雨降ったりと微妙な天気ですね…(´;ω;｀)
という事で本日もこんにちは！！
サカボンです！！
本日は、
27歳で人生という名のRPGをレベル１でスタートした男のお話★外伝★とうことで
『スケジュール調整を上手くするコツ』についてお話していこうかと思います！！
※サカボンの実体験から基づくものです！(｀・ω・´)
皆さんもきっと1度は経験したことがあるんじゃないでしょうか？？
…次のアポが15時からなのに仕事が終わってない…
とか
…急遽対応しなければいけない案件に対応しきれず、怒られた経験とか…
実際サカボンは嫌というくらい経験してきました…(´;ω;｀)
昔は滅茶苦茶にスケジュール調整が下手くそでした…
…ほんとに
で、その時サカボンが何をどう工夫して乗り越えてきたかをご紹介しようと思います！
まず考える事は以下に集約されます。
【重要な事】
①スケジュール調整を行う舞台を用意する（エクセル等）
②1日のゴールを設定する
③ゴールまでの時間を15分単位で区切る
④項目事に色分けを行う
⑤必ず予定の間に『バッファ』を入れる
…正直これを実践すれば大丈夫です！！
サカボンは調整1日目から成功しました！！
ではでは、順番に説明していきますね(o^―^o)ﾆｺ
まず①ですね！！
①スケジュール調整を行う舞台を用意する（エクセル等）
これは最低限ですが、1回1回手で記入しているときりがないので、Excel等でスケジュールを管理できる舞台を用意しましょう！！Word等でも可能ですが、出来るだけすぐに仕様変更しやすいものがオススメです！！
※サカボンは『Googleスプレッドシート』を使用していました！
次に②です。
②1日のゴールを設定する
これも非常に重要です。物事は全部そうですが基本的には『逆算』で考えていきます。
むしろ逆算せずゴールが見えないまま走り出しても迷走するだけです…
…つまり、時間の無駄！！！！(｀・ω・´)
わかりやすく説明してみますね。
例）
〇〇株式会社に『サカボン』と『アゲリシャス』という2人の社員がいるとします。
そして各々、『A・B』の仕事が割り振られました。※仕事内容は同じです。
どうやら仕事が早く終わった方が晩御飯を奢ってもらえるそうです(笑)
という例えでいきましょう。
サカボンとアゲリシャスは以下の様に考えました。
サカボン：『とりあえず仕事内容を両方確認して終わり時間を想定しよう』
アゲリシャス：『時間が勝負！とりあえずAから行くぜ！！』
…もう既に明暗が分かれましたが、ここで重要なのは『全体像』を把握することです！
自分にはどれくらいの時間が残されていて、この仕事はその時間内に達成可能かどうか確認する必要があります。もし明らかに達成不可能な場合は、その時点で『報連相』が可能になるからです。物事を上手に進める為の報連相を実行する為にも大事な事です。
…みんなもきっと過去に経験しているはずです…
…センター試験の時とかに時間配分を考えて問題を解いていったりしませんでしたか？
あれと一緒です。
…みんな出来る事なんです！
…忘れているだけで(´;ω;｀)
今回の場合ですと、サカボンは仕事内容を把握し事により終了想定時間（ゴール）が明確になり、達成可能になる可能性が高いです。しかし、アゲリシャスの場合はABの仕事の優先順位も不明、仕事量も不明、つまり終了想定時間も不明となります。もうこうなったら試合終了です。おそらく未達成で1日が終わる事でしょう…
よって、如何にゴールを設定するのが大事かわかって頂けたかなと思います。
物事はゴールを設定する必要があり、ゴールを設定する為に全体像を把握する必要があります。その時初めて方向性が見えてきます。
そして全体像を把握する際には以下の事が重要になります！！
・優先順位
・必要人員
・仕事に含まれる業務量の把握
ここは見落としてはいけないポイントです！！
・優先順位
まずその仕事が優先順位が高いのかどうかを考えましょう。
…どうやって？？
コツは以下のように考えます。（優先順位の高い順に記載します）
①重要かつ緊急性の高いもの
②重要ではないが緊急性の高いもの
③重要ではあるが緊急性の低いもの
④重要ではないし緊急性も高くないもの
こういう分け方です。
解りやすく言うとこんな感じです！以下の内容が同タイミングで発生したとします
①食料品を積んだトラックが横転して大変！商品が届かないし運転手さんの容態は！
④うちの商品がどんな感じで並んでるか店頭見に行ってみてよ～（上司から）
明らかに①は今すぐに対応しなければ大変な事になりそうですよね…(´;ω;｀)
②は別に①が起きている中で優先する内容ではないですよね…
こういう感じで『何が起きていて、重要なのか、緊急性があるか』把握する事が大切です。そしてこれを正しく判断する為には全体像を把握する必要がある為、今回のようなアゲリシャス君のパターンだと大変な事になります…
つまり全体像を正しく把握して初めてゴールが設定出来るという流れです！
次に『必要人員』です。
その業務にどれくらいの人員が必要かの把握も非常に重要です！
なぜなら関係者のスケジュールを抑える必要があり、その方のスケジュール次第では大幅な調整が必要になるからです！
※もしチームで動く必要がある業務の場合は1番に関係者のスケジュールを抑えましょう！！
そして、最後に『仕事に含まれる業務量の把握』です。
『優先順位』と『必要人員』が明確になったら、業務量の把握が出来てきます。
ここまでくるとゴールの設定が出来てきますので可能な限り正確な時間を考えてみましょう！！
じゃあゴールを設定したら次のステップに進みます！！
③ゴールまでの時間を15分単位で区切る
これも非常に重要で細かく区切る事で以下のメリットがあります。
【メリット】
・修正がきく
・その時間に何をしていたか把握しやすい
まず1番のメリットとしては『修正しやすい』ということです。仕事ではスケジュール通りに行くことは稀です。その時に時間を大きく区切りすぎて、修正が不可能に見てしまっては非常に勿体ないです。その為にも15分くらいで区切るのがベストでしょう。
※短い仕事なら15分以内にやり遂げれます。15分以上要する書類作成等があったとしても30分以上はかからないでしょう。だからこそ15分で区切る事は非常に頭の中も整理しやすく有用です。
そして2番目のメリットとして『その時間に何をしていたか把握しやすい』という事が挙げられます。これは各業務の効率を上げる為にも重要ですが、それ以上にスケジュールが乱れた際に『どこの何が乱れたか、何分ロスしたか』等が把握しやすい点が重要です。これが不明の場合、同じミスを繰り返す可能性が高まります…(´;ω;｀)
簡単に要約すると…
『イレギュラー発生時に状況を正確に判断し行動を見極める為に15分で区切ろう！』
という事です…
※因みにサカボンは10分で区切ってみましたが、細かすぎて逆に気が散りました
で、区切る事まで出来たら今度はそれを『見やすく』していきましょう！！
④項目事に色分けを行う
なんか…
…これはどうでもいいんじゃない？？
って感じられる方もいらっしゃるとは思いますが、実は馬鹿にできません…
なんでかって…？
それは簡単な事で…
『人は視覚情報として目立って入ってくるものは記憶に残るから』です。
よく、『百聞は一見に如かず』って耳にするかと思いますが、まさにこれです。
表だけを延々と眺めるくらいなら、色分けして視覚情報として焼き付けた方がいいです
『あ、自分はここで〇〇分オーバーしてる！』
って1発で理解できた方が今後も捗ります。
そしてここでもコツがあります！
それは色分けの種類を多くし過ぎない事です！！！
理由は単純で頭が混乱するからです…(´;ω;｀)
表は一見カラフルで凄そうに見えますが、実際使用すると見づらい極みです(笑)
なのでサカボンはこんな感じで色分けをしていました！
【色分け基準】
・絶対にずらせない予定
・ずらせるがこの時間に行いたい予定
・イレギュラー対応
・バッファ
・時間は問わないが本日中にやるべき案件
この5種類に関して色を実際につけて管理していました。
こうして色を付ける事で、瞬時に何がどうなっているのか理解しやすいですよね！！
そして急に『バッファ』という言葉が出てくるのでご説明します。
⑤必ず予定の間に『バッファ』を入れる
バッファとは日本語では『緩衝』という意味があります。そしてビジネス用語としては『余裕をもたせる』という意味です。
…つまり業務の調整時間って感じです。
スケジュールを調整するにはこの『バッファ』が鍵を握っています！！(｀・ω・´)
なぜなら、上手に使用すれば大幅な改善に繋がるし、バッファを入れすぎるとそれ自体が自分の首を絞めてしまい、スケジュールがゲシュタルト崩壊するからです…
((((；ﾟДﾟ))))ｶﾞｸｶﾞｸﾌﾞﾙﾌﾞﾙ
…ならバッファは入れない方がいいんじゃないの？？
…そんなことはありません！！
正しく入れればいいのです！！
…じゃあどんな風に構築するの？？
…問題はそこですよね…
これに関しては様々な意見がありますが、サカボンは直前の業務量の50％を目安に設定してます！！
つまり、1時間通しで業務があった場合は終了後の30分はバッファという形です。
なので、30分の業務だった場合はバッファは15分という感じです。
なんで50％なのかってところだと思うのですが、経験上それがベストだったからです！
…サカボンは過去にこんな経験がありました。
【バッファ時間を全て15分にした場合】
業務によっては上手くいき、スムーズになります。しかし業務終了後に緊急の案件で30分以上時間を費やしたあげく、次の業務の準備が間に合わず他部署に迷惑をかけ、最終的に関係各所にリスケさせてしまうという事態を引き起こしました…(´;ω;｀)
これはスケジュール調整をなめていたサカボンの失態であり信用問題になりかねません
【バッファ時間を75％にした場合】
上記の経験がありビビッてしまったサカボンはバッファの時間を75％に設定しました(笑)そうすると今度はイレギュラーが起きなかった場合、逆にスケジュールにズレが生じました。そして1日にこなせる仕事量が減少し、上司に絞られるハメに…(´;ω;｀)
…という感じで色々と経験し、最終的に50％で落ち着きました！！
勿論もっとタスク管理が出来る方は25％で出来ると思いますが、今のサカボンには厳しいです…(´;ω;｀)
仮に30分の業務にバッファを1時間とか必要な場合は、そもそもの業務量を見誤っていますので、そこから見直していきましょう！！
実際に業務終了の1秒後に次の仕事に取り掛かる事は不可能です。バッファが無い計算で行くと、その微妙な誤差が山となり夕方以降に時間を圧迫することになります！
なので、『バッファ』というものはスケジュール調整において非常に重要です！
という感じで色々とお話してきましたが、見本をみせるとこんな感じです！
※この日は朝会後に色々と案件が降ってきており、バッファの時間もイレギュラーな感じになっております…
写真では、以下の点にご注目下さい。
【注目点】
・『予定』と『実績』に分別されている
・右端に色分けの詳細が記されている
・急ぎではないが本日やるべき事を記載する『Action予定』の欄がある
まずそれぞれの予定がに対して色分けが行われているので、
『何時に何をする予定なのか』視覚的にも非常に理解しやすいですよね！
そして、『何が何色なのか』について記載があるのでスケジュールの実績欄が埋まるにつれて比較がしやすくなります！
最後に、急ぎではないが本日やるべき事を記載する『Action予定』の欄があるので、
うっかり忘れた！なんて事が起こらない工夫が施されています。
こういった感じで構成していくと、サカボンはスケジュール調整が上手になりました！
皆様も是非ためして頂ければと思います！！！
ではでは、本日のおさらいです！！
【重要な事】
①スケジュール調整を行う舞台を用意する（エクセル等）
②1日のゴールを設定する
③ゴールまでの時間を15分単位で区切る
④項目事に色分けを行う
⑤必ず予定の間に『バッファ』を入れる
①→仕様変更しやすいものがベスト！
②→全体像の把握が肝（優先順位、必要人員、仕事に含まれる業務量の把握）
③→短すぎず、長すぎない時間は15分！
④→視覚情報として記憶に残す！PDCA回す際に非常に役だつ！
⑤→適切な間隔で業務調整時間を入れることでイレギュラーに対応可能になる！
こんな感じです！！
サカボンはここに記載したことを繰り返し行いどんどん上達していきました！！
もし、スケジュール調整に自信が無い方は少しでも参考にして頂ければ幸いです！！
…はい。
ということで、
27歳で人生という名のRPGをレベル１でスタートした男のお話★外伝★
『スケジュール調整を上手くする為のコツ』は以上となります！！
いかがでしょうか？(｀・ω・´)
少しでも読者の皆様のお役にたてればサカボンも嬉しいです…(´;ω;｀)
本日も最後まで読んで頂きありがとうございました！！
【9/16配信】
27歳で人生という名のRPGをレベル１でスタートした男のお話★外伝★
『他人に話しかける勇気を持つためには？』
